Regardez la vidéo ci-dessous pour savoir comment organiser une réunion avec la page de réservation de Doodle comme un pro. Vous pouvez également continuer à lire pour obtenir des instructions détaillées étape par étape. La vidéo est racontée en anglais, mais des sous-titres en français sont disponibles.
Avec un compte Doodle gratuit, vous pouvez créer une seule page de réservation. Avec un abonnement Doodle Professional, vous pouvez créer autant de pages de réservation que vous le souhaitez.
Instructions pas à pas :
Choisir le type de réunion
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur "Créer" dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez "Créer
Remarque : si vous ne l'avez pas encore fait, vous serez invité à connecter votre calendrier à Doodle. Pour utiliser les pages de réservation, vous devez connecter un calendrier Google ou Microsoft Office 365 dans les paramètres du compte Doodle. Cela permet à votre page de réservation de refléter vos disponibilités et de synchroniser vos réservations directement avec votre calendrier.
Définir les détails
Donnez un nom à votre page de réservation et à l'événement
Ajoutez une description à votre page de réservation
Ajoutez un lieu à votre page de réservation
Activez un outil de vidéoconférence si votre événement se déroule à distance. Si vous souhaitez modifier votre outil de vidéoconférence préféré, vous pouvez le faire dans vos paramètres de compte.
Remarque : le titre de votre page de réservation est le lien par défaut de la fin de votre page de réservation. Vous pouvez modifier la fin du lien de votre page de réservation. La partie grise du lien de la page de réservation n'est pas modifiable.
Durée de l'événement et disponibilité
Commencez par déterminer quelques éléments de base concernant votre événement et la date à laquelle vous souhaitez proposer des créneaux horaires aux participants de votre page de réservation :
Sélectionnez la durée des événements que vos participants peuvent réserver.
Déterminez combien de temps à l'avance les participants peuvent s'inscrire.
Activez/désactivez les jours où vous souhaitez proposer vos disponibilités.
Cliquez sur le petit stylo pour modifier, ajouter ou supprimer une période ou un intervalle.
Note: Pour proposer des disponibilités le samedi et le dimanche, cliquez sur le bouton à côté de Samedi ou Dimanche jusqu'à ce qu'il devienne vert. Cliquez sur le petit stylo pour modifier la période / l'intervalle.
Ajouter des paramètres de puissance
Personnalisez encore plus votre page de réservation en activant certains paramètres.
Cliquez sur "Add some power settings" sous l'horaire et sélectionnez,
Intervalles de réservation : Définissez les intervalles de réservation pour les plages horaires réservables. Par exemple, si vous avez fixé la durée des événements réservés à 1 heure et que vous avez défini un intervalle de réservation de 15 minutes, vos plages horaires réservables pourraient ressembler à ceci : 10:00-11:00, 10:15-11:15, 10:30-11:30, etc. Cliquez ici pour en savoir plus sur les intervalles de réservation.
Délais tampons entre les réservations : Vous n'aimez pas avoir des réunions qui se suivent ? Définissez une période tampon pour vous assurer que vous disposez d'un délai suffisant entre chaque réunion réservée. La page de réservation mettra à jour les plages horaires réservables à chaque fois qu'une réunion est réservée afin de s'assurer que la période tampon est prise en compte. Cliquez ici pour en savoir plus sur les délais tampon.
Préavis minimum : Fixez un préavis minimum si vous ne voulez pas que les participants s'inscrivent à la dernière minute.
Nombre maximum de réservations par jour : Même si votre calendrier est libre, cela ne signifie pas nécessairement que vous souhaitez être réservé toute la journée. Fixez un nombre maximum de réservations par jour pour contrôler le nombre de réunions qui peuvent être réservées chez vous par jour. Lorsque la limite est atteinte, votre page de réservation supprime les plages horaires réservables restantes pour cette journée.
Remarque : Tous les paramètres d'alimentation ne s'appliquent qu'à cette page de réservation particulière. Veillez à ajouter les paramètres d'alimentation pour chaque page de réservation que vous créez.
Calendriers connectés
Sous cet onglet, vous pouvez vérifier vos calendriers connectés.
Cliquez sur "Ajouter un calendrier" pour sélectionner les calendriers que vous souhaitez consulter en fonction des plages horaires disponibles. Personne ne pourra voir le contenu de vos calendriers connectés. Nous bloquons simplement les périodes où vous êtes occupé.
Assurez-vous que les calendriers que vous souhaitez ajouter sont déjà connectés dans vos paramètres de compte, ou que vous vous y abonnez à partir de votre calendrier principal. Cliquez ici pour en savoir plus sur l'utilisation des abonnements à votre calendrier.
Remarque: Vous devez avoir au moins un calendrier sélectionné pour vérifier les conflits. Il n'est pas possible de créer une page de réservation si aucun calendrier n'est connecté. Consultez vos paramètres de compte si vous souhaitez modifier votre calendrier principal.
Ajouter des rappels pour les participants
Cochez la case "Activer les rappels de réservation" si vous souhaitez que nous rappelions à vos participants l'événement qu'ils ont réservé. Nous enverrons le rappel 24 heures avant l'événement réservé.
**Remarque : aucun rappel automatique ne sera envoyé pour les réunions réservées dans les 24 heures précédant la réunion.
Champs d'invitation personnalisés
Nous veillerons à toujours demander le nom et l'adresse électronique de vos participants. Si vous souhaitez recueillir d'autres informations, vous pouvez ajouter un champ personnalisé ou une question ici.
La réponse aux questions personnalisées apparaîtra dans l'invitation du calendrier une fois que l'événement aura été réservé.
Cliquez sur "Ajouter" pour créer un champ ou une question personnalisé(e).
Cochez la case "Obligatoire" si vous souhaitez que les réponses soient obligatoires.
Finaliser la page de réservation
Cliquez sur "Créer une page de réservation" dans le coin inférieur droit pour terminer la création de votre page de réservation.
Partager la page avec vos participants
Votre page de réservation étant entièrement créée, vous êtes maintenant prêt à partager le lien de votre page de réservation. Ce lien peut être partagé de deux manières.
Cliquez sur "Partager l'invitation" pour partager votre page avec le lien de votre propre courrier électronique.
Cliquez sur "Plus" puis sur "Invitation par courriel" pour partager votre page avec une invitation par courriel.
