Aide et apprentissage

Comment créer un 1:1?

Instructions étape par étape:

 

Choisissez le type de réunion

  1. Cliquez sur "Créer" situé dans le coin supérieur droit
  2. Sélectionnez "Créer un 1:1". 

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Si vous ne l'avez pas déjà fait, vous serez invité à connecter votre calendrier à Doodle. Pour utiliser le format 1:1, vous devez connecter un calendrier Google ou Microsoft Office 365 dans les paramètres de votre compte Doodle. Cela permet à votre lien de réservation de refléter votre disponibilité et de synchroniser vos réservations directement avec votre calendrier.

 

Fournir les informations de base

  1. Ajoutez un titre, une description et un lieu à votre sondage.
  2. Activez un outil de vidéoconférence si votre réunion se déroule virtuellement. Si vous souhaitez modifier votre outil de vidéoconférence, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre compte.

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Ajoutez vos horaires 

Cliquez sur l'un des points du calendrier pour ajouter un créneau. Les créneaux peuvent être prolongés ou raccourcis en faisant glisser la case verte vers le haut ou vers le bas (minimum 30 minutes).

Vérifiez votre disponibilité sous "calendrier affiché" dans le coin supérieur droit. Votre calendrier connecté par défaut sera sélectionné automatiquement, mais vous pouvez également sélectionner tout autre calendrier connecté à votre compte Doodle ou auquel vous êtes abonné, par exemple les calendriers partagés.

Vérifiez votre fuseau horaire dans le coin inférieur gauche. Vous devez sélectionner VOTRE fuseau horaire. Le 1:1 s'ajuste automatiquement en fonction du fuseau horaire de vos participants.

Facultatif: Cliquez juste en dessous du nom des jours (LUN, MAR, MER, etc.) pour créer des options pour tous les jours sans heures spécifiques. 

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Activer les paramètres supplémentaires

Vous pouvez activer quelques paramètres spécifiques pour votre 1:1. 

  1. Définir une date limite: après cette date, aucun nouveau participant ne pourra répondre.
  2. Envoyer des rappels automatiques: nous enverrons un rappel aux participants qui n'ont toujours pas réservé après un certain temps. 
  3. Vérifier les conflits entre calendriers connectés: cette option est automatiquement sélectionnée. Vous pouvez modifier votre sélection sous "Changer les calendriers".  

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Champs d’invitation personnalisés

Doodle demandera toujours le nom et le mail de vos participants. S'il y a d'autres informations que vous souhaitez recueillir, vous pouvez ajouter une question personnalisée ici.
Cochez la case "obligatoire" si vous souhaitez que les réponses soient obligatoires. La réponse aux questions personnalisées apparaît dans l'invitation au calendrier une fois l'événement réservé.

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Terminez le 1:1

  1. Cliquez sur "Créez une invitation et continuez".

 

Partager l'invitation

Il est maintenant temps de partager l'invitation.

  1. Cliquez sur "Partager l'invitation" dans le coin supérieur droit.
  2. Cliquez sur "Copier le lien" pour partager via un e-mail. Vous pouvez sinon cliquer sur “Envoyez votre invitation par e-mail” pour envoyer l'invitation directement depuis Doodle.
  3. Ajoutez des emails dans le champ "email" pour inviter par email.
  4. Modifiez le message automatique qui accompagne votre invitation par courriel si nécessaire.
  5. Vous pouvez inviter plusieurs personnes à votre rendez-vous 1:1. Une fois qu'une heure a été sélectionnée par un participant, elle devient indisponible pour les autres participants.

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Bon à savoir

  • Une fois qu'un participant a choisi une heure, l'organisateur et le participant recevront tous deux une invitation par e-mail.

  • Les participants ont la possibilité de reprogrammer les réunions 1:1 réservées à partir de l'e-mail de confirmation envoyé par Doodle
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