Aide et apprentissage

Instructions étape par étape :

1. Choisissez le type de réunion

• Cliquez sur "Créer" situé dans le coin supérieur droit
• Sélectionnez "1:1". 

Si vous ne l'avez pas déjà fait, vous serez invité à connecter votre calendrier à Doodle. Pour utiliser le format 1:1, vous devez connecter un calendrier Google ou Microsoft Office 365 dans les paramètres de votre compte Doodle. Cela permet à votre lien de réservation de refléter votre disponibilité et de synchroniser vos réservations directement avec votre calendrier.

2. Fournir les informations de base

• Donnez un titre à votre réunion 1:1
  
  
• Ajouter une description à votre réunion 1:1
  
  
• Ajouter un lieu à votre réunion 1:1
  
  
• Activez un outil de vidéoconférence si votre réunion se déroule virtuellement. Si vous souhaitez modifier votre outil de vidéoconférence, vous pouvez le faire dans les paramètres de votre compte.

3. Ajoutez vos horaires

Lorsque vous créez votre sondage, vous pouvez sélectionner une vue hebdomadaire ou mensuelle

Vue hebdomadaire :

1. Sélectionnez la durée des horaires que vous souhaitez sélectionner. Chaque créneau horaire aura la même durée. Vous pouvez également sélectionner “toute la journée” et cliquer sous les jours pour créer des options pour toute la journée.
   
   
2. Vérifiez votre disponibilité sous "calendrier affiché" dans le coin supérieur droit. Votre calendrier connecté par défaut sera sélectionné automatiquement, mais vous pouvez aussi sélectionner tout autre calendrier connecté à votre compte Doodle ou auquel vous êtes abonné (par exemple les calendriers partagés).
   
   
3. Vérifiez votre fuseau horaire dans le coin inférieur gauche. Vous devez sélectionner VOTRE fuseau horaire. Le sondage s'ajuste automatiquement en fonction du fuseau horaire de vos participants.
   
   
4. Cliquez n’importe où sur le calendrier pour créer des créneaux horaires. Pour supprimer un créneau horaire, placez le curseur sur le créneau et cliquez sur le petit x. Vous pouvez saisir le créneau horaire et le déplacer comme vous le souhaitez.
5.  

Vue mensuelle :

1. Cliquez sur “Mois” en haut de la page.
   
   
2. Sélectionnez la durée des horaires que vous souhaitez sélectionner. Chaque créneau horaire aura la même durée. Vous pouvez également sélectionner “Toute la journée” et cliquer directement sur les dates pour proposer des options pour toute la journée.
   
   
3. Cliquez sur les jours pour lesquels vous souhaitez proposer des plages horaires.
   
   
4. Ajoutez une heure de début aux créneaux horaires. Si vous souhaitez proposer des horaires différents selon les jours, cliquez sur “Ajouter une ou plusieurs heure(s) différente(s) à une ou plusieurs date(s)”. Vous pouvez ajouter également d’autres créneaux horaires à une date spécifique en cliquant sur “Ajouter des heures”.

4. Activer les paramètres supplémentaires

Vous pouvez activer quelques paramètres spécifiques pour votre 1:1. 

• Définir une date limite : après cette date et cette heure, aucun nouveau participant ne pourra s'inscrire à votre 1:1.
  
  
• Définir des rappels automatiques : nous enverrons un rappel aux participants qui n'ont toujours pas réservé après une période donnée. 
  
  
• Vérifier les conflits entre calendriers connectés : cette option est automatiquement sélectionnée. Vous pouvez modifier votre sélection sous "Changer les calendriers".  

5. Champs d’invitation personnalisés

Nous veillerons à toujours demander le nom et l’​​adresse électronique de vos participants. Si vous souhaitez recueillir d’autres informations, vous pouvez ajouter une question personnalisée ici.

• Cochez la case "obligatoire" si vous souhaitez que les réponses soient obligatoires. La réponse aux questions personnalisées apparaît dans l'invitation au calendrier une fois l'événement réservé.

6. Terminez le 1:1

• Cliquez sur "Créez une invitation et continuez".

7. Partager l'invitation

Il est maintenant temps de partager l'invitation.

• Cliquez sur "Partager l'invitation" dans le coin supérieur droit.
• Cliquez sur "Copier le lien" pour partager via un e-mail. Vous pouvez sinon cliquer sur “Envoyez votre invitation par e-mail” pour envoyer l'invitation directement depuis Doodle.
• Ajoutez des emails dans le champ "email" pour inviter par email.
• Modifiez le message automatique qui accompagne votre invitation par courriel si nécessaire.

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à votre rendez-vous 1:1. Une fois qu'une heure a été sélectionnée par un participant, elle devient indisponible pour les autres participants.

Bon à savoir

• Une fois qu'un participant a choisi une heure, l'organisateur et le participant recevront tous deux une invitation par e-mail.
  
  
• Les participants ont la possibilité de reprogrammer les réunions 1:1 réservées à partir de l'e-mail de confirmation envoyé par Doodle