Regardez la vidéo ci-dessous pour tout savoir sur l'outil 1:1 de Doodle. Vous pouvez également continuer à lire un guide détaillé, étape par étape, sur la façon de créer un 1:1. Veuillez noter que la vidéo est en anglais, mais que les sous-titres dans d'autres langues sont pris en charge.
Guide étape par étape :
Choisir le type de réunion
Depuis votre tableau de bord Doodle, cliquez sur "Créer" dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez "Créer".
Remarque : nous vous recommandons de connecter un calendrier Google, Microsoft Office 365 ou iCloud dans vos paramètres du compte Doodle. Cela permet à votre 1:1 de refléter votre disponibilité et de synchroniser vos réservations directement sur votre calendrier.
Fournir des informations de base
Définissez le titre, la description et le lieu de votre réunion.
Activez l'option "Vidéoconférence" si la réunion se déroule à distance.
Remarque** : Si votre calendrier connecté par défaut est un calendrier Google, Google Meet sera également connecté à votre compte Doodle. Si vous souhaitez utiliser Zoom, Microsoft Teams, ou Webex à la place, sélectionnez-le comme outil de conférence principal dans vos paramètres de compte.
Dans le cas des réunions hybrides, vous pouvez définir un lieu physique en plus de fournir un lien de vidéoconférence.
Ajoutez vos horaires
Lorsque vous créez votre réunion 1:1, vous pouvez sélectionner la vue "Semaine" ou "Mois". Conseil : Utilisez la vue Mois pour des heures de début plus flexibles, par exemple, à 10:25, 10:47, etc.
Vue semaine:
Confirmez que vous utilisez la vue "Semaine". La mention "Semaine" est soulignée.
Sélectionnez la durée des heures que vous souhaitez sélectionner. Chaque plage horaire aura la même durée.
Remarque** : vous pouvez également sélectionner "Toute la journée". Pour ajouter des sessions d'une journée entière à votre 1:1, cliquez sous la date dans la grille du calendrier.
Cliquez sur "Personnalisé" pour définir une durée d'événement spécifique. La durée minimale d'un événement personnalisé est de cinq minutes et la durée maximale d'un événement personnalisé est de huit heures.
Vérifiez votre fuseau horaire dans le coin supérieur droit. Votre fuseau horaire par défaut sera automatiquement appliqué. Assurez-vous que cette sélection de fuseau horaire correspond à VOTRE fuseau horaire. Le 1:1 s'ajustera automatiquement en fonction du fuseau horaire de vos participants.
Vérifiez qu'il n'y a pas de conflit avec d'autres calendriers dans le menu "1 calendrier affiché" dans le coin inférieur gauche. Votre calendrier principal connecté sera automatiquement sélectionné, mais vous pouvez également sélectionner tout autre calendrier que vous avez connecté à votre compte Doodle, ou auquel vous êtes abonné (par exemple, les calendriers partagés).
Cliquez n'importe où sur le calendrier pour créer des plages horaires.
Remarque** : Dans la vue 'Semaine', les heures de début ne peuvent être définies que par intervalles de 15 minutes (par exemple, 9h00, 9h15, 9h30, 9h45, 10h00, etc.)
Vous pouvez supprimer une plage horaire en plaçant le curseur sur la plage horaire et en cliquant sur le petit "x" en haut à droite de la cellule.
Vous pouvez cliquer sur une plage horaire et la faire glisser vers un autre endroit de votre calendrier.
Vue mensuelle:
Confirmez que vous utilisez la vue "Mois". La mention "Mois" est soulignée.
Sélectionnez la durée des heures que vous souhaitez sélectionner. Chaque tranche horaire aura la même durée.
Remarque** : vous pouvez également sélectionner "Toute la journée" et cliquer directement sur les dates pour proposer des options pour toute la journée.
Cliquez sur les jours pour lesquels vous souhaitez proposer des plages horaires.
Ajoutez une heure de début aux plages horaires. Si vous souhaitez proposer des horaires différents selon les jours, cliquez sur "Ajouter des horaires différents aux dates". Vous pouvez également ajouter d'autres plages horaires à une date spécifique en cliquant sur "Ajouter des plages horaires".
Remarque : Dans la vue "Mois", les heures de début ne peuvent être définies qu'avec une flexibilité totale. Pour indiquer une heure de début, sélectionnez-la dans le menu ou** tapez-la dans le champ de texte.
Si vous choisissez de taper votre heure de début, vous devez suivre une convention précise lorsque vous tapez votre (vos) heure(s) de début. Par exemple, pour indiquer une heure de début de 1:00 PM, vous devrez la taper exactement comme indiqué, y compris les deux points et l'espace entre les minutes et AM/PM.
Activer les paramètres spéciaux
Vous pouvez activer quelques paramètres spéciaux pour votre 1:1. Pour activer ces paramètres, cochez la case correspondante sous "Paramètres".
Fixer une date limite : après cette date et cette heure, aucune nouvelle réponse ne pourra être soumise pour votre sondage de groupe et les participants existants ne pourront pas modifier leur vote.
Définir des rappels automatiques : nous enverrons des rappels aux participants qui n'ont toujours pas voté après un certain temps. [Pour plus d'informations sur le fonctionnement des rappels automatiques, cliquez ici.
Vérifier s'il y a des conflits dans les calendriers connectés : cette option est automatiquement sélectionnée. Vous pouvez modifier votre sélection de calendriers sous "Modifier les calendriers
Champs d'invitation personnalisés
Nous veillerons à toujours demander le nom et l'adresse électronique de vos participants. Si vous souhaitez recueillir d'autres informations, vous pouvez ajouter une question personnalisée ici.
Cochez la case "Obligatoire" si vous souhaitez que les réponses soient obligatoires. La réponse aux questions personnalisées apparaîtra dans l'invitation du calendrier une fois que l'événement aura été réservé.
Terminer le 1:1
Cliquez sur "Créer et partager
Partager l'invitation
Il est maintenant temps d'inviter vos participants. Vous pouvez les inviter en partageant le lien de participation ou en les invitant par e-mail.
Partager avec le partage de lien:
Cliquez sur "Partager l'invitation
Distribuez le lien comme bon vous semble
Partager avec l'invitation par courriel (cette fonction est une fonction de Doodle Professional):
Cliquez sur "Plus
Cliquez sur "Invitation par courriel
Saisissez les adresses électroniques de vos participants
Modifiez le message d'invitation si nécessaire
Cliquez sur "Envoyer"
Facilitez l'envoi d'invitations en ajoutant vos contacts Google ou Outlook à votre compte Doodle. Maintenant, lorsque vous commencez à taper l'e-mail de vos contacts, Doodle peut remplir automatiquement leur e-mail.
Bon à savoir
Vous pouvez inviter plusieurs personnes à votre 1:1. Une fois qu'une heure a été sélectionnée par un participant, elle devient indisponible pour les autres participants.
Une fois qu'un participant a choisi une heure, l'organisateur et le participant recevront tous deux une invitation par courriel.
Les participants ont la possibilité de reprogrammer les réunions 1:1 réservées à partir de l'e-mail de confirmation envoyé par Doodle.
Votre page de réunion 1:1 ou de réservation n'affichera pas les heures que vous avez sélectionnées comme étant disponibles lorsque vous avez déjà des événements inscrits dans votre calendrier connecté. Si vous marquez les événements dans votre calendrier connecté comme "libres" plutôt que "occupés", le problème devrait être résolu.
Si vos participants ne peuvent pas voir les heures disponibles sur la page de réservation ou sur les pages 1:1, c'est probablement parce que vous avez des événements dans votre calendrier aux mêmes heures qui sont marqués comme "occupés" et non comme "libres".