Instructions étape par étape :
Choisissez le type de réunion
- Depuis votre tableau de bord Doodle, cliquez sur “Créer” dans le coin supérieur droit.
- Sélectionnez “Créer le sondage de groupe”
Fournir les informations de base
- Définissez un titre, une description et un lieu pour votre réunion.
- Activez un outil de vidéoconférence si votre réunion se déroule virtuellement. Si votre calendrier connecté par défaut est un calendrier Google, un lien Google Meet sera ajouté à l'événement réservé. Si vous souhaitez utiliser Zoom ou Microsoft Teams à la place, sélectionnez-le comme outil de conférence principal dans les paramètres de votre compte.
Ajoutez vos horaires
Lorsque vous créez votre sondage, vous pouvez sélectionner une vue hebdomadaire ou mensuelle
Vue hebdomadaire :
- Sélectionnez la durée des horaires que vous souhaitez sélectionner. Chaque créneau horaire aura la même durée. Vous pouvez également sélectionner “toute la journée” et cliquer sous les jours pour créer des options pour toute la journée.
- Vérifiez votre disponibilité sous "calendrier affiché" dans le coin supérieur droit. Votre calendrier connecté par défaut sera sélectionné automatiquement, mais vous pouvez aussi sélectionner tout autre calendrier connecté à votre compte Doodle ou auquel vous êtes abonné (par exemple les calendriers partagés).
- Vérifiez votre fuseau horaire dans le coin inférieur gauche. Vous devez sélectionner VOTRE fuseau horaire. Le sondage s'ajuste automatiquement en fonction du fuseau horaire de vos participants.
- Cliquez n’importe où sur le calendrier pour créer des créneaux horaires. Pour supprimer un créneau horaire, placez le curseur sur le créneau et cliquez sur le petit x. Vous pouvez saisir le créneau horaire et le déplacer comme vous le souhaitez.
Vue mensuelle :
- Cliquez sur “Mois” en haut de la page.
- Sélectionnez la durée des horaires que vous souhaitez sélectionner. Chaque créneau horaire aura la même durée. Vous pouvez également sélectionner “Toute la journée” et cliquer directement sur les dates pour proposer des options pour toute la journée.
- Cliquez sur les jours pour lesquels vous souhaitez proposer des plages horaires.
- Ajoutez une heure de début aux créneaux horaires. Si vous souhaitez proposer des horaires différents selon les jours, cliquez sur “Ajouter une ou plusieurs heure(s) différente(s) à une ou plusieurs date(s)”. Vous pouvez ajouter également d’autres créneaux horaires à une date spécifique en cliquant sur “Ajouter des heures”.
Activer les paramètres supplémentaires (Fonctionnalité professionnelle de Doodle):
Vous pouvez activer quelques paramètres supplémentaires pour votre sondage de groupe. Tous les paramètres supplémentaires nécessitent un abonnement Doodle Professional.
- Vous pouvez activer quelques paramètres spécifiques pour votre sondage de groupe.
Fixer une date limite (Doodle Professional) : après cette date et cette heure, aucun nouveau participant ne pourra voter dans votre sondage de groupe et les participants existants ne pourront pas modifier leurs votes.
Limiter le nombre de participants (Doodle Professional): définissez le nombre maximum de participants qui peuvent choisir le même créneau horaire.
Définir des rappels automatiques (Doodle Professional) : nous enverrons des rappels aux participants qui n’ont toujours pas voté après une période donnée. Plus d’informations ici.
Masquer la liste des invités (Doodle Professional): vous seul pourrez voir la liste des participants et leurs votes.
Terminez le sondage en groupe
- Cliquez sur "Créez une invitation et continuez" dans le coin inférieur droit pour terminer la configuration de votre sondage de groupe.
Partager l'invitation
Il est maintenant temps de partager l'invitation.
- Cliquez sur "Partager l'invitation" dans le coin supérieur droit.
- Cliquez sur "Copier le lien" pour partager le sondage de groupe via un lien, ou envoyez une invitation à vos participants par e-mail dans le champ ci-dessous.
- Simplifiez la tâche en ajoutant vos contacts Google ou Outlook dans les paramètres de votre compte Doodle. Lorsque vous commencerez à taper les e-mails de vos contacts, ils se rempliront automatiquement. Vous pouvez également modifier le message automatique qui accompagne votre invitation par e-mail.
Bon à savoir
- En tant qu'organisateur, vous aurez automatiquement voté pour toutes les heures de réunion suggérées dans le sondage. Il n'est pas possible de modifier votre propre sélection. Votre nom et votre vote ne seront pas montrés aux participants.
- Une fois que vous avez obtenu les votes nécessaires, sélectionnez l'option finale et cliquez sur “Réserver”. Voir plus d'informations sur la sélection de l'option finale ici.
- Le rendez-vous réservé apparaîtra automatiquement dans votre calendrier, et une invitation sera envoyée à vos participants.
