Les réunions se présentent sous différentes formes et tailles, des réunions individuelles entre les employés et leurs patrons, les propriétaires d'entreprise et leurs clients, etc., aux réunions de grands groupes entre les départements, aux réunions d'entreprise, aux collectes de fonds, et plus encore.
Doodle propose une solution de planification pour toutes les réunions. Pensez à Doodle comme à une boîte à outils remplie de tout ce dont vous avez besoin pour planifier rapidement et facilement n'importe quel type de réunion. Comme toujours, il est essentiel de savoir quel outil utiliser pour faire le travail correctement du premier coup, et c'est exactement ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Planification de réunions de groupe
Si vous planifiez un événement qui implique la réunion d'un groupe de personnes, vous voudrez utiliser Sondage de groupe ou Planificateur d'événements.
Qu'est-ce que le sondage de groupe ?
Le sondage de groupe est la fonction de planification la plus populaire de Doodle. Avec le sondage de groupe, les organisateurs de réunions proposent une série de dates et d'heures pour réunir un groupe de personnes pour une réunion. Les participants au sondage indiquent à l'organisateur de la réunion les dates et heures qui leur conviennent le mieux, et l'organisateur utilise les réponses du sondage pour réserver la date et l'heure qui conviennent le mieux à la réunion.
Si vous souhaitez créer un sondage de groupe, posez-vous les questions suivantes :
La réunion ou l'événement sera-t-il suivi par plus de deux personnes ?
Est-ce que je prévois une réunion ou un événement à une date et une heure précises ?
Dois-je m'assurer que la date et l'heure choisies pour la réunion conviennent au plus grand nombre de personnes possible ?
Si vous avez répondu oui à ces trois questions, le sondage de groupe est la meilleure option pour planifier ce type de réunion. Cliquez ici pour apprendre à créer un sondage de groupe.
Qu'est-ce qu'une planificateur d'événements ?
La planificateur d'événements est une nouvelle fonctionnalité actuellement en version bêta. Avec la planificateur d'événements, les organisateurs d'événements offrent à leur public cible la possibilité de s'inscrire à une ou plusieurs sessions. Les participants à la planificateur d'événements examinent l'ensemble des sessions et s'inscrivent à celles qui les intéressent. L'organisateur de l'événement attribue la date, l'heure, le lieu et la capacité de chaque session, ce qui garantit que rien n'est surréservé et que tout le monde sait exactement où et quand arriver.
Si vous souhaitez créer une planificateur d'événements, posez-vous les questions suivantes:
Est-ce que j'organise une réunion ou un événement pour lequel je dois recueillir des inscriptions ?
Les dates et heures des sessions sont-elles déjà fixées ?
Est-ce que je veux que mes participants s'inscrivent immédiatement à la session de leur choix ?
Dois-je m'assurer que les inscriptions à chaque session ne sont pas trop nombreuses ?
Si vous avez répondu "oui" à ces quatre questions, la planificateur d'événements est la meilleure option pour gérer ce type d'événements.
Planification de réunions individuelles
Si vous planifiez une réunion entre vous et une autre personne, vous devez utiliser Page de réservation ou 1:1.
Qu'est-ce que le 1:1 ?
Doodle 1:1 est parfait pour planifier des réunions où vous devez rencontrer une autre personne. L'architecture de Doodle 1:1 est très similaire à celle du sondage de groupe. Vous sélectionnez les heures qui vous conviennent et le participant choisit dans cette liste l'heure qui lui convient le mieux.
Si vous voulez créer un 1:1, posez-vous la question : Je prévois une réunion 1:1 entre deux personnes.
Est-ce que je prévois une réunion entre moi et quelqu'un d'autre ?
S'agira-t-il d'une réunion non récurrente (par exemple, un entretien final) ?
Ai-je besoin de garder un contrôle total sur les dates et heures proposées ?
Si vous avez répondu "oui" à ces trois questions, la meilleure option pour planifier ce type de réunion est une réunion 1:1. Cliquez ici pour savoir comment créer une réunion 1:1.
Qu'est-ce que le page de réservation
La page de réservation de Doodle est notre fonction de planification la plus avancée. Avec la page de réservation, Doodle recherche dans votre calendrier connecté les disponibilités en fonction des règles que vous avez définies. Cela garantit qu'aucune réunion réservée avec la page de réservation n'entre en conflit avec quoi que ce soit dans votre calendrier, et automatise entièrement la planification de vos réunions afin que vous puissiez gagner du temps et vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Si vous souhaitez mettre en place une page de réservation, posez-vous les questions suivantes :
Est-ce que je planifie une réunion entre moi et une seule personne ?
S'agit-il d'une rencontre fréquente ou récurrente (première consultation, rendez-vous récurrents, etc.) ?
Suis-je flexible quant à l'horaire de la réunion, à condition qu'elle ne coïncide pas avec une autre activité que j'ai déjà programmée ?
Si vous avez répondu "oui" à ces trois questions, une page de réservation est la meilleure option pour programmer ce type de réunions. Cliquez ici pour apprendre à créer une page de réservation.
Prochaines étapes
Que vous créiez une enquête de groupe, une réunion individuelle ou une page de réservation, vous devrez partager votre lien d'invitation avec votre public. Pour partager votre lien d'invitation, suivez ces étapes simples :
Cliquez sur "Partager l'invitation".
Distribuez le lien comme bon vous semble
Lorsque vous cliquez sur "Partager l'invitation", le lien vers l'enquête de groupe est copié dans le presse-papiers de votre ordinateur. Vous pouvez faire un clic droit et choisir "Coller" ou utiliser CRTL+V (Windows) ou Command+V (Mac) pour copier le lien vers un e-mail ou une autre destination, telle que Slack, WhatsApp ou Microsoft Teams.Une fois que vous avez partagé le lien, vous pouvez gérer tous les événements que vous avez planifiés avec Doodle à partir de votre tableau de bord. Pour plus d'informations sur l'utilisation de Group Survey, 1:1 et Booking Page, n'hésitez pas à consulter notre bibliothèque complète d'articles d'aide.