Créer une nouvelle planificateur d'événements
Vous pouvez créer une planificateur d'événements à partir du nouveau tableau de bord de Doodle en cliquant sur l'une des options suivantes :
Le bouton noir "Créer" en haut à droite de la bannière
Le bouton "+" à côté de "Mes Doodles".
Fournir des informations sur l'événement
Indiquez le titre, la description, la connexion au calendrier, les paramètres de vidéoconférence et les limites de participation pour votre planificateur d'événements.
Notez svp:
Vous n'avez pas besoin de connecter votre calendrier pour utiliser la feuille d'émargement. Cependant, un calendrier doit être connecté à votre compte Doodle pour que les participants à votre feuille d'émargement reçoivent une invitation de calendrier pour chaque événement qu'ils sélectionnent. En savoir plus sur la façon de connecter votre calendrier ici.
Si vous sélectionnez "Désactivé" pour votre connexion au calendrier, chaque session n'apparaîtra pas dans votre calendrier et les participants à la planificateur d'événements ne recevront pas d'invitation pour chaque événement qu'ils auront sélectionné.
Si votre calendrier connecté par défaut est un calendrier Google, Google Meet sera également connecté à votre compte Doodle. Si vous souhaitez utiliser Zoom, Microsoft Teams, ou Webex à la place, sélectionnez-le comme outil de conférence principal dans votre paramètres du compte.
Si vous sélectionnez une application de vidéoconférence, un lien de conférence unique sera appliqué à chaque session.
Le champ "Description" est limité à 3000 caractères.
Ajouter des sessions
Sélectionnez la date de la session.
Sélectionnez l'heure de début de la session.
Note: l'heure de début est fixée à des intervalles de 15 minutes (par exemple 9:00, 9:15, 9:30, etc.).
Sélectionnez la durée de la session.
Note: la durée de la session est fixée par intervalles de 15 minutes pour les sessions de moins d'une heure (ex : 15 minutes, 30 minutes, etc). Lorsque la session dure plus d'une heure, la durée sera proposée par intervalles de 30 minutes (ex : 1,5 heure, 2 heures, 2,5 heures, etc).
Fournissez une description de la session (facultatif).
Indiquez le lieu de la session (facultatif).
Définissez le nombre total de places disponibles.
Note: le nombre maximum de places pour chaque session est de 999.
Pour ajouter d'autres sessions à votre feuille d'inscription, cliquez sur le bouton "Ajouter une session" et répétez les six étapes pour la nouvelle session.
Veuillez noter que
Les descriptions des sessions sont limitées à 64 caractères.
Les lieux des sessions sont limités à 255 caractères.
Pour supprimer une session, cliquez sur le bouton "X" à côté de la session que vous souhaitez supprimer.
Paramètres de la feuille d'inscription
Vous pouvez appliquer deux paramètres supplémentaires à votre feuille d'inscription.
Rendre la liste des participants publique
Limiter l'inscription par participant
Rendre la liste des participants publique
L'état par défaut des feuilles d'inscription est de garder la liste des participants privée afin que seul l'organisateur de l'événement puisse voir qui s'est inscrit à chaque session. Pour rendre l'inscription publique, cliquez sur la case située à côté de "rendre la liste des participants publique".
Limiter l'inscription par participant
Par défaut, les feuilles d'inscription permettent aux participants de s'inscrire à autant de sessions qu'ils le souhaitent. Pour limiter le nombre de sessions auxquelles les participants peuvent s'inscrire, cliquez sur la case située à côté de "Limiter l'inscription par participant".
Attention : la valeur de la limite de participation doit être inférieure au nombre total de sessions. Par exemple, si vous proposez 10 sessions, la limite de participation peut être comprise entre 1 et 9.
Meilleure pratique : définissez le nombre total de sessions que vous prévoyez avant d'appliquer la limite de sélection des sessions.
Terminez votre feuille d'inscription
Cliquez sur "Créer une feuille d'inscription" dans le coin inférieur droit pour terminer la configuration de votre feuille d'inscription.
Finissez votre planificateur d'événements
Cliquez sur "Créer une planificateur d'événements" dans le coin inférieur droit pour terminer la configuration de votre planificateur d'événements.
Visualisez votre planificateur d'événements
Vous pouvez prévisualiser votre planificateur d'événements avant de l'envoyer pour vous assurer que tout est parfait. Pour prévisualiser votre planificateur d'événements :
Cliquez sur l'icône des trois points
Sélectionnez "Aperçu
Examinez votre planificateur d'événements du point de vue du participant
Cliquez sur "Fermer l'aperçu".
Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur "Modifier" et effectuez les ajustements nécessaires. Si tout semble correct, vous êtes prêt à partager votre planificateur d'événements.
Partager votre planificateur d'événements
Il est maintenant temps d'inviter vos participants. Vous pouvez les inviter en partageant le lien de participation.
Partagez le lien copié:
Cliquez sur "Partager l'invitation".
Collez le lien dans votre méthode de communication préférée (ex : email, messenger, texto, etc.) et envoyez-le aux participants de votre planificateur d'événements.
Veuillez noter que
Les organisateurs de la planificateur d'événements ne peuvent actuellement pas supprimer ou modifier la réponse d'un participant à la planificateur d'événements.
Les organisateurs de la planificateur d'événements ne peuvent actuellement pas supprimer un participant de la liste des participants à la planificateur d'événements.
Les organisateurs de la feuille d'émargement ne reçoivent pas de notification ou d'e-mail lorsque quelqu'un participe à la feuille d'émargement.
Retournez à votre tableau de bord.
Retournez à votre tableau de bord Doodle en cliquant sur l'icône du tableau de bord dans le coin supérieur gauche ou en tapant doodle.com/dashboard dans la barre URL.
Bon à savoir
Les participants peuvent sélectionner des événements qui se chevauchent.
Si vous ne connectez pas votre calendrier, vos participants recevront toujours une notification par courrier électronique concernant les sessions qu'ils ont sélectionnées, mais chacun devra ajouter manuellement les détails de l'événement à son calendrier.