La page de réservation fonctionne en recherchant dans votre calendrier les disponibilités en fonction des critères que vous avez définis lors de la création de votre page de réservation.
La fréquence à laquelle les créneaux horaires possibles sont proposés à votre public est influencée par vos paramètres d'intervalle de réservation et de temps tampon, qui peuvent être trouvés sous Paramètres d'alimentation.
Fonctionnement des intervalles de réservation
Les intervalles de réservation définissent la fréquence des plages horaires disponibles pour les réunions. Prenons l'exemple suivant : vous avez défini une durée d'événement de 30 minutes, vous avez configuré votre page de réservation pour qu'elle recherche les disponibilités de 9 h à 17 h et vous n'avez actuellement aucun rendez-vous dans votre calendrier.
L'intervalle de réservation par défaut est défini sur "Identique à la durée de l'événement**".
Cela signifie que votre page de réservation proposera des rendez-vous de 9h00 à 9h30, de 9h30 à 10h00, de 10h00 à 10h30, etc. En fait, vous proposez des réunions de 30 minutes consécutives.
Maintenant, envisagez de fixer l'intervalle de réservation à 15 minutes. **
Avec ce réglage, votre page de réservation proposera désormais des rendez-vous de 9h00 à 9h30, de 9h15 à 9h45, de 9h30 à 10h00, de 9h45 à 10h15, etc. En fait, vous proposez une réunion de 30 minutes toutes les 15 minutes. En suivant cet exemple, vous doublez le nombre total d'heures de rendez-vous possibles.
Comment fonctionnent les heures tampons
Les heures tampons bloquent automatiquement le temps entre les événements. Prenons l'exemple suivant : vous avez défini une durée d'événement de 30 minutes, vous avez configuré votre page de réservation pour qu'elle recherche les disponibilités en semaine de 9h à 17h et vous n'avez actuellement aucun rendez-vous sur votre calendrier.
Le temps tampon par défaut est défini sur "Pas de temps tampon".
Cela signifie que quelqu'un peut réserver le créneau horaire 9h00 - 9h30, et que quelqu'un d'autre peut réserver le créneau 9h30 - 10h00 - vous programmant l'un après l'autre sans pause.
Maintenant, considérez un temps tampon de 15 minutes.**
Avec ce paramètre, votre page de réservation bloquera les 15 minutes qui suivent la fin de tout événement programmé dans votre calendrier.
Remarque : cela s'applique à tous les événements du calendrier, qu'ils soient créés avec Doodle ou non.
Si une session est réservée de 9h00 à 9h30, l'heure la plus tôt possible à laquelle une personne pourrait réserver dans votre calendrier via votre page de réservation est 9h45-10h15, en fonction de vos autres rendez-vous permanents et des paramètres de votre page de réservation.
Les 15 minutes qui suivent la fin d'un événement programmé dans votre calendrier seront protégées par votre page de réservation, ce qui vous permettra de consulter les notes de réunion, de discuter du contenu de la réunion avec les parties prenantes ou simplement de bloquer du temps pour vous ressaisir avant votre prochaine réunion.
Interaction entre l'intervalle de réservation et le temps tampon
Les paramètres d'intervalle de réservation et de temps tampon influencent le nombre d'options proposées à votre public. Deux règles générales s'appliquent :
Si l'intervalle de réservation est plus grand que la durée de la réunion, moins d'options seront proposées aux participants de la page de réservation.
Des paramètres de temps tampon plus longs se traduisent par moins d'options de réunion offertes aux participants de votre page de réservation.
Prenons l'exemple suivant : vous avez défini une durée d'événement de 30 minutes, un délai tampon de 5 minutes, vous avez configuré votre page de réservation pour qu'elle recherche les disponibilités en semaine de 9h à 17h et vous avez actuellement une réunion de 30 minutes programmée de 9h à 9h30 et une autre de 10h à 10h30.
Avec ces paramètres et les rendez-vous précédemment programmés, le premier créneau horaire disponible serait de 10 h 35 à 11 h 05. Si vous modifiez simplement votre paramètre de temps tampon de "5 minutes" à "Pas de temps tampon", vous ajouterez une plage horaire de 9h30 à 10h00 et ajusterez la plage horaire suivante à 10h30 - 11h00.
Même des ajustements mineurs peuvent avoir un impact considérable sur votre disponibilité globale. Veillez donc à être attentif à l'interaction entre ces deux paramètres.
Prévisualisez les paramètres de votre page de réservation
La page de réservation comprend une fonction "Prévisualisation" qui vous permet d'expérimenter vos paramètres d'intervalle de réservation et de délai tampon afin de trouver la meilleure combinaison avant de partager le lien de votre page de réservation avec votre public.
Meilleures pratiques pour les intervalles de réservation et les délais d'attente
Tout le monde est différent et les paramètres optimaux de la page de réservation pour une personne peuvent ne pas fonctionner pour une autre. Voici quelques conseils qui seront utiles à de nombreux utilisateurs :
Réglez l'intervalle de réservation à la moitié de la durée de l'événement.
Par exemple, fixez l'intervalle de réservation à 15 minutes si la durée de la réunion est de 30 minutes. Vous doublerez ainsi le nombre de créneaux horaires disponibles.
Définissez une période tampon, mais attention à ne pas fixer une période tampon trop longue.
Les périodes tampons sont utiles, mais la fixation d'une période tampon réduit fondamentalement le nombre total de plages horaires disponibles, et des périodes tampons plus longues réduiront encore davantage les plages horaires disponibles. Si votre objectif est d'offrir le plus grand nombre possible de créneaux horaires, il est préférable de ne pas fixer de délai tampon.
En savoir plus sur la page de réservation
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des intervalles de réservation, des périodes tampons et des autres paramètres de la page de réservation, veuillez regarder notre vidéo explicative complète. La vidéo est narrée en anglais, mais des sous-titres en français sont disponibles.