1. Principes de base
1.1 Champ d'application
Les conditions de l'Avis de confidentialité FERPA et COPPA (ci-après « FCPN ») et de l'Avis de confidentialité pour les enfants destiné aux utilisateurs de Doodle régissent l'utilisation des Services de Doodle AG (« Doodle ») et toutes les transactions qui en découlent, lesquelles sont proposées en ligne via www.doodle.com ou www.doodle.ch ou d'autres domaines de premier niveau dans le cadre d'une solution de logiciel en tant que service (SaaS), pour lesquelles la conformité à FERPA et COPPA est requise.
Veuillez lire attentivement ces conditions avant d'utiliser les Services, car votre utilisation des Services, l'ouverture d'un compte ou votre commande d'abonnement, selon ce qui survient en premier, sera considérée comme une acceptation des conditions du FCPN. Votre acceptation du FCPN sera considérée comme votre accord à être lié par les conditions du FCPN en ce qui concerne votre accès et votre utilisation des Services. Aucune autre condition ne sera applicable, sauf si Doodle l'accepte expressément par écrit, signée par un responsable autorisé de Doodle.
1.2 Définitions
Les termes en majuscules qui ne sont pas définis dans les autres dispositions du présent FCPN auront les définitions suivantes.
Services : désignent les services fournis par Doodle à l'aide du logiciel Doodle et d'autres applications que Doodle jugera appropriées à tout moment pour permettre aux utilisateurs de planifier rapidement et efficacement des rendez-vous et de donner à l'organisateur un contrôle total sur la planification et le report nécessaire d'un rendez-vous. Ces services peuvent être utilisés gratuitement dans la version de base et dans des versions avancées moyennant des frais en souscrivant à Doodle Premium (tel que défini ci-dessous) conformément au présent FCPN.
Utilisateur : désigne toute personne physique ou entité utilisant les Services, avec ou sans création de compte sur Doodle, en tant qu'organisateur de réunion ou d'événement responsable de l'envoi d'une invitation à une réunion ou à un événement (aussi appelé « Organisateur », « Client ») et qui sera liée par le présent FCPN, les Documents et Politiques Annexes ainsi que la Confirmation d'Abonnement.
Invité : désigne toute personne physique ou entité utilisant les Services, avec ou sans création de compte sur Doodle, en tant que participant en réponse à une invitation envoyée par un Utilisateur des Services, et qui sera liée par le présent FCPN, les Documents et Politiques Annexes ainsi que la Confirmation d'Abonnement. Par souci de clarté, les personnes ou entités utilisant les Services sans abonnement payant ni compte (par exemple, en tant qu'invité via une invitation) seront considérées comme des Utilisateurs aux fins du présent FCPN.
Intégrations : désignent les applications tierces que les Utilisateurs peuvent intégrer à leur compte Doodle afin d'utiliser des fonctionnalités supplémentaires des Services, comme la planification de liens avec des agendas spécifiques. Une vue d'ensemble mise à jour des Intégrations est disponible ici : https://doodle.com/en/integrations/, et peut être modifiée unilatéralement par Doodle à tout moment.
Compte : désigne le compte créé par un Utilisateur et/ou par Doodle afin de permettre à un Utilisateur d'accéder aux Services et de les utiliser. La création d'un tel compte nécessitera les informations suivantes, ou toute information supplémentaire que Doodle pourra déterminer à tout moment : prénom, nom, adresse e-mail et, pour Doodle Premium, adresse postale et, le cas échéant, nom de l'entreprise.
2. Avis de confidentialité FERPA et COPPA
Les enfants de moins de 13 ans ne peuvent utiliser les Services en tant qu'Invités que sous la supervision de leur parent/tuteur ou de leur établissement scolaire/enseignant. Les mineurs de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à utiliser les Services en tant qu'Utilisateurs sans supervision parentale ou éducative. Les Services ne sont pas destinés à être utilisés par des enfants en tant qu'Utilisateurs et ne sont pas conçus pour permettre aux enfants de créer des comptes Doodle. Si le Client est un établissement scolaire ou un enseignant aux États-Unis et souhaite que ses élèves utilisent les Services en tant qu'Invités, le Client est et restera responsable du respect du Family Educational Rights and Privacy Act des États-Unis (« FERPA ») ainsi que du Children’s Online Privacy Protection Act de 1998 et de ses règlements (collectivement, « COPPA »).
Dans la mesure où Doodle a accès à des « dossiers scolaires », tels que définis par le Family Educational Rights and Privacy Act de 1974 et ses règlements d’application (« FERPA »), Doodle agira en tant que « responsable scolaire » ayant un « intérêt éducatif légitime » au sens du FERPA lors de la fourniture des Services dans le cadre du présent Accord, et les deux parties conviennent que le Client exerce un « contrôle direct » sur l'utilisation des « dossiers scolaires », tels que ces termes sont définis dans le FERPA.
Doodle s’engage à respecter ses obligations en vertu du FERPA, y compris, mais sans s’y limiter, les restrictions sur la divulgation des informations personnellement identifiables provenant des dossiers scolaires prévues par le FERPA ainsi que les conditions énoncées ci-dessous. Cela signifie que le Client devra (1) informer les parents/tuteurs des informations personnellement identifiables (« PII ») collectées et partagées avec Doodle et (2) obtenir le consentement parental ou du tuteur avant que ses élèves n'utilisent les Services. Lors de l'obtention de ce consentement, le Client devra fournir aux parents/tuteurs un exemplaire de ces Politiques de confidentialité. Le Client devra conserver tous les consentements et les fournir sur demande. De plus, le Client sera responsable de la vérification de la relation entre l’élève et son parent et devra garantir le respect du droit du parent à examiner les informations personnelles fournies par son enfant. Le Client devra respecter ces obligations en utilisant les fonctionnalités appropriées des Services pour répondre à toute demande de consultation ou de modification des données susmentionnées formulée par un parent et en fournissant ces données au parent après vérification de la relation entre l’élève et son parent. Doodle assistera le Client dans ces demandes dans la mesure où celui-ci ne pourrait pas y répondre directement via les Services. Si le Client est situé en dehors des États-Unis, Doodle s’appuiera sur le Client, qui devra obtenir tout consentement ou approbation requis du parent ou du tuteur de tout élève soumis à des lois similaires et, en condition de l'utilisation des Services par le Client et ses élèves, le Client devra se conformer à ces lois.
3. Avis de confidentialité de Doodle pour les enfants
Le Children’s Online Privacy Protection Act de 1998 ainsi que le Family Educational Rights and Privacy Act des États-Unis (« FERPA ») et leurs règlements (collectivement, « COPPA ») nous obligent à informer les parents et tuteurs légaux (désignés dans cette politique comme « Parents ») de nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation des informations personnelles des enfants. Ces lois exigent également que nous obtenions un consentement vérifiable d’un Parent pour certaines collectes, utilisations et divulgations des informations personnelles d’un enfant.
Cette section informe les parents sur :
Les types d’informations que nous pouvons collecter auprès des enfants
La manière dont nous utilisons les informations collectées
Nos pratiques en matière de divulgation de ces informations
Nos pratiques de notification et d'obtention du consentement parental lors de la collecte d'informations personnelles auprès des enfants, y compris la manière dont un parent peut révoquer son consentement
Tous les opérateurs qui collectent ou conservent des informations provenant d'enfants via ce Service
Cette politique s’applique uniquement aux enfants et complète la Politique de confidentialité de Doodle. La Politique de confidentialité de Doodle s’applique aux adultes. Les termes définis dans la Politique de confidentialité de Doodle conservent la même signification dans cet Avis de confidentialité pour les enfants.
3.1 Informations que nous collectons auprès des enfants
Nous collectons des informations vous concernant directement auprès de vous et automatiquement via votre utilisation de nos Services en tant qu'Invité. Les Services de Doodle n'incluent pas la mise à disposition publique des informations personnelles des enfants. Les Services ne sont pas destinés à être utilisés par des enfants de moins de 18 ans en tant qu'Utilisateurs. Afin de vous aider à protéger vos données, nous vous encourageons à ne fournir que les informations nécessaires à l'utilisation de nos Services. Nous recommandons aux parents d’éduquer leurs enfants sur l’utilisation sécurisée d’Internet et de surveiller leur activité en ligne. Doodle a mis en place et maintiendra des procédures raisonnables pour protéger la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des informations personnelles collectées auprès des enfants, comme décrit dans l’Avis de confidentialité de Doodle.
3.2 Informations que nous collectons directement
Les seules informations nécessaires à la collecte auprès d’un enfant pour planifier une réunion via les Services en tant qu'Invité sont un nom, une adresse e-mail, une date et une heure.
4. Collecte automatique d'informations et suivi
4.1 Informations collectées automatiquement auprès de vous
Nous et nos tiers autorisés utilisons des cookies, des pixels, des balises web et d'autres technologies pour recevoir et stocker certains types d'informations lorsque vous interagissez avec nous via votre ordinateur ou appareil mobile (sous réserve de votre consentement, de vos préférences de désinscription ou d'autres bases légales appropriées lorsque cela est requis par la loi). L'utilisation de ces technologies nous aide à personnaliser votre expérience avec notre site Web et nos Services, à améliorer votre expérience, à adapter les messages marketing et à nous aider à détecter et prévenir la fraude ainsi que les risques liés à la sécurité. Voici des informations plus spécifiques sur les types d’informations que nous collectons :
Données de journal et de périphérique. Lorsque vous accédez au site Web ou aux Services, nous et nos tiers autorisés pouvons enregistrer automatiquement certaines informations (« données de journal »), y compris les informations envoyées par votre navigateur chaque fois que vous visitez notre site Web. Ces données peuvent inclure l’adresse web d’où vous venez ou vers où vous allez, le modèle de votre appareil, le système d’exploitation, le type de navigateur, l’identifiant unique de l’appareil, l’adresse IP, l’opérateur du réseau mobile et le fuseau horaire ou la localisation approximative. Les informations collectées dépendent souvent du type d’appareil que vous utilisez et de ses paramètres. Par exemple, différentes informations sont disponibles selon que vous utilisez un Mac ou un PC, ou un iPhone ou un téléphone Android. Pour en savoir plus sur les informations que votre appareil met à notre disposition, veuillez consulter les politiques de votre fabricant d’appareil ou de votre fournisseur de logiciels.
Données de cookies. En fonction de la manière dont vous accédez à nos Services et sous réserve de votre consentement, de vos préférences de désinscription ou d'autres bases légales appropriées lorsque cela est requis par la loi, nous et nos tiers autorisés pouvons utiliser des « cookies » (un petit fichier texte envoyé par votre ordinateur chaque fois que vous visitez notre site Web, unique à votre compte Doodle ou à votre navigateur) ou des technologies similaires telles que des pixels ou des balises web pour enregistrer des données de journal. Lorsque nous utilisons des cookies, nous pouvons utiliser des cookies « de session » (qui durent jusqu'à la fermeture de votre navigateur) ou des cookies « persistants » (qui durent jusqu'à ce que vous ou votre navigateur les supprimiez). Doodle propose un service de gestion des cookies centralisé sur l'ensemble du site Web de Doodle. Lors de la première visite sur le site Web de Doodle ou sur une page de réservation, les invités et visiteurs verront une bannière de cookies en fonction de leur région. Les préférences de cookies peuvent être ajustées à tout moment. Les invités peuvent cliquer sur « Paramètres des cookies » sur toute page de réservation qu'ils reçoivent. Les invités et visiteurs peuvent également se rendre dans le pied de page du site Web de Doodle à tout moment et modifier leurs préférences de cookies sous « Paramètres de confidentialité ».
Données d'utilisation. Lorsque un enfant utilise nos Services en tant qu'Invité, nous et nos tiers autorisés collectons certaines informations sur la manière dont vous utilisez les Services. Par exemple, nous collectons des informations sur les types de réunions les plus utilisés et le nombre de réunions programmées chaque jour. Nous agrégons ces informations et les utilisons pour nous aider à surveiller et améliorer les Services, par exemple pour déterminer quelles fonctionnalités sont les plus populaires auprès de nos utilisateurs et quelles fonctionnalités pourraient être ajoutées ou améliorées.
4.2 Outils tiers
Nous pouvons divulguer des informations à des tiers ou permettre à des tiers de collecter directement des informations en utilisant ces technologies sur notre site Web, tels que des entreprises de réseaux sociaux, des réseaux publicitaires, des sociétés fournissant des analyses, y compris le suivi et les rapports publicitaires, des fournisseurs de sécurité, et d'autres qui nous aident à exploiter nos Services et notre site Web. Nous utilisons ces outils tiers sous réserve de votre consentement, de vos préférences de désinscription ou d'autres bases légales appropriées lorsque cela est requis par la loi. Par exemple, nous utilisons des fournisseurs tiers tels que Google Analytics pour fournir certains services d'analyse et d'interactions avec les visiteurs sur notre site Web en lien avec l'exploitation de notre site Web, y compris la collecte et le suivi de certaines données concernant les caractéristiques et les activités des visiteurs du site Web de Doodle. Pour savoir comment Google Analytics collecte et traite les données, veuillez consulter : « Comment Google utilise les données lorsque vous utilisez les sites ou applications de nos partenaires » sur Comment Google utilise les informations des sites ou applications qui utilisent nos services – Confidentialité & Conditions – Google. Nous utilisons également des outils de lecture de session, d'enregistrement de session et similaires fournis par des prestataires de services tiers pour enregistrer vos interactions avec notre site Web, telles que la manière dont vous vous déplacez sur notre site et interagissez avec nos formulaires en ligne. En plus de l'analyse, ces informations nous aident à améliorer notre site Web et nos Services, nos activités marketing et à identifier et résoudre les problèmes techniques que les visiteurs peuvent rencontrer sur notre site Web.
Nous ne collectons que les informations nécessaires pour qu’un enfant puisse planifier une réunion, et nous ne conditionnons pas sa participation à la divulgation d'informations personnelles supplémentaires qui ne sont pas raisonnablement nécessaires.
Nous pouvons également combiner les informations non personnelles que nous collectons par ces technologies avec des informations personnelles vous concernant ou concernant votre enfant que nous collectons en ligne.
Pour des informations sur nos pratiques de collecte automatique d'informations, y compris la manière dont vous pouvez refuser la collecte de certaines informations, veuillez consulter notre Politique de confidentialité > 3. Données de journal, > 22. Vos droits.
4.3 Comment nous utilisons les informations de votre enfant
Nous pouvons utiliser les informations que nous collectons à votre sujet, y compris les données personnelles, pour :
Fournir le Service Doodle. Nous utiliserons vos informations pour fournir nos Services, y compris pour faciliter la planification ; répondre à vos demandes ; résoudre ou traiter des erreurs de service, des problèmes de sécurité ou techniques ; analyser et surveiller l'utilisation ; prévenir les spams, la fraude et les abus sur les Services ; enquêter sur d'éventuelles violations de nos Conditions d'utilisation ; vérifier votre identité ; et pour d'autres objectifs de service client et de support.
Comprendre et améliorer nos produits. Nous effectuerons des recherches et des analyses sur votre utilisation de nos produits, Services ou contenus, ou des produits, services ou contenus proposés par d'autres. Nous le faisons pour améliorer nos produits et développer de nouveaux produits.
Communiquer avec vous.
Communications liées aux services. Nous vous enverrons des e-mails concernant vos rendez-vous dans votre calendrier. Ces messages sont considérés comme faisant partie du service et vous ne pouvez pas vous désinscrire de ces messages.
Répondre à vos demandes. Nous utiliserons également vos informations pour répondre à vos questions ou commentaires.
Protection des droits et intérêts. Nous utiliserons vos informations pour protéger nos droits et intérêts ainsi que ceux de nos utilisateurs et de toute autre personne, et pour faire respecter cet avis ou nos conditions.
Conformité légale. Nous pouvons utiliser vos informations pour respecter les obligations légales ou réglementaires applicables, y compris répondre aux demandes des autorités de régulation ou de la loi, ou dans le cadre de procédures judiciaires impliquant Doodle.
Autres. Nous pouvons également utiliser vos informations pour gérer nos activités ou exécuter des fonctions comme cela vous a été décrit au moment de la collecte, sous réserve de votre consentement.
4.4 Nos pratiques en matière de divulgation des informations des enfants
Nous ne partageons, ne vendons, ne louons ni ne transférons les informations personnelles des enfants, sauf comme décrit dans cette section.
Nous pouvons divulguer des informations agrégées concernant de nombreux utilisateurs, ainsi que des informations ne permettant pas d'identifier un individu ou un appareil. De plus, nous pouvons divulguer les informations personnelles des enfants :
À des tiers que nous utilisons pour soutenir les opérations internes de notre service et qui sont liés par des obligations contractuelles ou autres pour n'utiliser les informations qu'à ces fins et pour garder ces informations confidentielles.
Si nous y sommes obligés par la loi ou une procédure légale, comme pour se conformer à une ordonnance du tribunal, une assignation à comparaître ou pour répondre à une demande gouvernementale ou réglementaire.
Si nous estimons qu'une divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Doodle, de nos clients ou d'autres personnes, notamment pour :
Protéger la sécurité d'un enfant ;
Protéger la sécurité et la sûreté du site Web ou des Services ; ou
Nous permettre de prendre des précautions contre la responsabilité.
Aux autorités chargées de l'application de la loi ou pour une enquête liée à la sécurité publique.
De plus, si Doodle est impliqué dans une fusion, une cession, une restructuration, une réorganisation, une dissolution, ou toute autre vente ou transfert de tout ou partie des actifs de Doodle, que ce soit dans le cadre d'une entreprise en activité ou dans le cadre d'une procédure de faillite, de liquidation ou d'événements similaires, nous pourrons transférer les informations personnelles que nous avons collectées ou maintenues au(x) acheteur(s) ou successeur(s).
4.5 Accéder et corriger les informations personnelles de votre enfant
À tout moment, vous pouvez consulter les informations personnelles de l'enfant que nous avons en notre possession, nous demander de corriger ou de supprimer ces informations, et/ou refuser de permettre la collecte ou l'utilisation des informations de l'enfant.
Vous pouvez consulter, modifier ou supprimer les informations personnelles de votre enfant en nous envoyant un e-mail à [email protected]. Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous pourrons vous demander de prendre certaines mesures ou de fournir des informations supplémentaires afin de vérifier votre identité avant de vous fournir des informations ou d'effectuer des corrections.
4.6 Opérateurs qui collectent ou maintiennent des informations sur les enfants
Une liste de tous les opérateurs qui peuvent collecter ou maintenir des informations personnelles sur les enfants via le site Web/l'application/le service est disponible dans Liste des sous-traitants de données | Centre d’aide Doodle.
Pour toute question sur les pratiques de confidentialité d'un opérateur et l'utilisation des informations des enfants, veuillez nous écrire à : [email protected].
En cas de toute divergence ou incohérence entre la version anglaise et toute traduction de ce document, la version anglaise prévaudra.